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中国科学院大学关于国际学生办理各类证件证明的说明

2018-12-18

为了规范管理,做好服务,根据国家有关法律法规,结合学校实际情况,制订国际学生相关证件证明的办理手续。具体说明如下:

一、新生来华签证

1. 新生应当持学习类签证或学习类居留许可报到、注册入学。持其他类型签证/居留许可报到的,不能注册入学,应尽快变更为学习类签证/居留许可。持非学习类签证/居留许可入境,由此造成的一切后果,由学生本人负责。

2. 新生必须使用其入学申请时所填报的国籍国签发的护照申请来华签证/在华居留许可,办理学籍注册手续。持其他国家签发的护照不能办理学籍注册手续。使用其他国家签发的护照申请签证/居留许可,由此造成的一切后果,由学生本人负责。

3. 新生可根据来华学习期限的长短,在入境前向中国驻其国籍国或居住地国使领馆,或中国外交部委托的其他驻外机构申请办理X1字或X2字签证。

X1字签证发给申请在中国境内长期(超过180天)学习的国际学生。持有者应在签证页面上规定的日期之前入境,否则将失效不能入境。该证有效期30天,即自入境之日起30日有效,30日内须换居留许可证件。否则,将会被视为非法居留。

X2字签证发给申请在中国境内短期(不超过180天)学习的人员。持有者应在签证页规定的日期之前入境,否则将失效不能入境。该签证有效期(指持有者从入境当日起可以在中国境内停留的天数)会在签证页上注明。如在8月25日,持有效期为90天的X2签证入境,则最长可在华停留至当年的11月23日。

4. 新生完成签证申请手续后,应取回《中国科学院大学国际学生录取通知书》原件,以备入学后申请签证延期/居留许可证件之用。

5. 持X1字签证报到的新生在取得居留许可之前不应离境。否则,还需重新获得JW202表,向中国驻外使领馆或其派出机构申请学习类签证,方可再次入境。在取得居留许可之前出境,由此造成的一切后果,由学生本人负责。

6. 持学习类居留许可证报到的新生在报到时,应出具原中国院校开具的离校证明;如有居留许可事项发生变更的,应在录取通知书规定报到日期的10日内,向当地出入境管理部门申请办理居留许可相关事项变更或(及)延期手续。

7. 新生报到时,所在学院/研究所应按照以上要求检查其所持签证、护照。对于不符合规定的,所在学院/研究所应敦促新生尽快按要求变更。

二、临时住宿登记

8. 国际学生应当依照中国法律规定,在入住后24小时内,到属地派出所办理住宿登记手续,取得《临时住宿登记表》,并向所在学院/研究所提交该表复印件。所在学院/研究所应及时敦促国际学生履行法定临时住宿登记义务,准确掌握国际学生住宿信息。

9. 国际学生在国科大中关村校区、玉泉路校区住宿的,应当在入住后24小时内,携带本人有效普通护照到公寓服务台或服务中心办理住宿登记手续;在国科大雁栖湖校区、研究所内及社会上住宿的,应当在入住后24小时内,与留宿人或留宿机构工作人员前往属地派出所办理住宿登记手续。所需文件如下:

(1)本人有效普通护照

(2)留宿人身份证/留宿机构工作人员身份证

(3)留宿人携带相关房产证件或留宿机构开具的入住证明

10. 遇有以下情形之一的,必须在24小时内到留学生公寓服务台或属地派出所,重新办理住宿登记手续,更新其签证信息,取得新的《临时住宿登记表》。否则,将被视为非法居留,责任自负,罚款自理。

(1)首次获得居留许可(即将签证转换为居留许可证件)

(2)取得新的居留许可(包括因换新的护照、办理居留许可延期等情形)

(3)变更住宿地点(含调宿到另一个房间等离开原住宿登记地点的情形)

11. 国际学生退宿、离开原住所,应当向所在学院/研究所报告。留宿人或留宿机构应当及时向当地派出所办理核销手续。

三、居留许可

(一)新申请

12. 新生持X1字签证入境的,应于入境之日起30日内,向当地出入境管理局申请办理居留许可证件。否则,将被视为非法在华居留,责任自负,罚款自理。

13. 新生在京学习的,向北京市出入境管理局申请办理居留许可证。分3步进行:

第一步 体检:持X1签证报到的新生一般应在入境后7日内,到北京市国际旅行卫生保健中心完成体格健康检查,取得《境外人员体格检查记录验证证明》原件。持有居留许可证件的新生,可跳过本步骤。

第二步 网申:新生一般应在入境后7日内,经所在学院/研究所汇总向国科大留学生办公室(简称“留办”)提交以下材料,办理网上申请手续,获得《外国人签证证件申请表》(加盖留办公章):

A. 《中国科学院大学国际学生新生居留许可申请表》(附件1)

B. 本人有效普通护照个人信息页、有效签证页、最后入境章页复印件

C. 《临时住宿登记表》复印件

D. 奖学金资助证明或居留期限内学费交纳凭证(自费生提供)

E. 居留期限内团体综合保险的购买凭证(获得国科大各类奖学金项目资助的国际学生,在资助期限内无需提供。超过奖学金项目资助期限未毕业的,以及未获奖学金资助的国际学生需提供)

F. 离校证明(持有学习类居留许可证件报到的新生需提供)

第三步 面签:新生一般应在入境后30日内,本人前往北京市出入境管理局办理居留许可申请手续。须携带以下材料:

A. 本人有效普通护照原件及首页复印件

B. 一张2寸(护照规格)的正面免冠照片(背景为白色)

C. 《临时住宿登记表》原件及复印件

D. 《中国科学院大学国际学生录取通知书》原件及复印件

E. 《外国留学人员来华签证申请表》(JW201或JW202表)原件及复印件

F. 居住地国际旅行卫生保健中心开具的《境外人员体格检查记录验证证明》原件

G.加盖留办公章的《外国人签证证件申请表》原件

14. 新生在京外学习的,按属地化管理原则,向当地出入境管理机构申请居留许可。所需材料及申请步骤向培养单位咨询。

15. 学院/研究所应以班级/年级为单位,组织集中报到的新生体检,集中办理居留许可新申请手续

16. 新生秋季学期入学的,居留许可有效期一般签批至次年8月15日;春季入学的,居留许可有效期一般签批至次年2月15日。

17. 国际学生首次取得居留许可后24小时内,须持本人护照到留学生公寓服务台或属地派出所,重新办理住宿登记手续,更新其签证信息,取得新的《临时住宿登记表》。

(二)延期申请

18. 居留许可延期一般每年一次,每次延期最长不超过12个月,须获得导师及培养单位同意

19. 国际学生一般应于5月1日至5月20日期间,或11月1日至11月20日期间,提出居留许可延期申请。遇有特殊情况确需要提前或延后申请的,应事先征得培养单位的同意。对于未按时办理的国际学生,培养单位应敦促及时办理。由于未及时办理居留许可延期所造成的一切后果,由学生本人负责。

20. 国际学生在京学习的,向北京市出入境管理局申请居留许可延期。分2步进行:

第一步 网申:国际学生经所在学院/研究所汇总向留办提交以下材料,办理网上申请手续,获得《外国人签证证件申请表》(加盖留办公章):

A. 《中国科学院大学国际学生修学年限/居留许可延期/变更申请表》(附件2)

B. 本人有效普通护照个人信息页、有效居留许可页、最后入境章页复印件

C. 《临时住宿登记表》复印件

D. 团体综合保险的购买凭证(获得国科大各类奖学金项目资助的国际学生,在资助期限内无需提供。超过奖学金项目资助期限未毕业的,以及未获奖学金资助的国际学生需提供)

E. 居留期限内学费交纳凭证(自费生提供)

F. 奖学金资助证明或经费保障证明(超过奖学金资助期限未毕业者需提供)

第二步 面签:国际学生本人前往北京市出入境管理局申请办理居留许可,须携带以下材料:

A. 本人有效普通护照原件及首页复印件

B. 一张2寸(护照规格)的正面免冠照片(背景为白色)

C.《临时住宿登记表》原件及复印件

D. 加盖留办公章的《外国人签证证件申请表》原件

21. 国际学生在京外学习的,应按照属地化管理原则,向当地出入境管理部门提出申请。所需材料及申请步骤向培养单位咨询。

22. 国际学生超过基本学习年限未毕业,需延长修学年限及居留许可有效期的,应经导师同意,向培养单位提出申请,报国科大批准。所需材料如下(扫描发送至iso@ucas.ac.cn):

A. 《中国科学院大学国际学生修学年限/居留许可延期/变更申请表》(附件2)

B. 本人有效普通护照个人信息页、有效居留许可页、最后入境章页复印件

C. 《临时住宿登记表》复印件

D. 团体综合保险的购买凭证(获得国科大各类奖学金项目资助的国际学生,在资助期限内无需提供。超过奖学金项目资助期限未毕业的,以及未获奖学金资助的国际学生需提供)

E. 奖学金资助证明或居留期限内学费交纳凭证(自费生提供)

F. 经费保障证明(超过奖学金资助期限未毕业者提供)

23. 在居留许可延期申请集中受理期间,学院/研究所应以班级/年级为单位,组织国际学生集中办理相关手续。

24. 国际学生应在完成居留许可延期手续、取得新的居留许可后24小时内,持本人护照到留学生公寓服务台或当地派出所,重新办理住宿登记手续,更新其在华居留许可信息,取得新的《临时住宿登记表》。

25. 国际学生持居留许可出境的(含前往中国香港、澳门和台湾地区),应至少在居留许可有效期满失效前15日入境。否则,由此引起的一切后果,由学生本人负责。

26. 培养单位在为国际学生办理居留许可延期手续时,应当认真审查其投保情况,确保延期后不出现空保期。若国际学生申请延长的居留许可期限有效期超过了保险有效期,应让国际学生先按照学校有关规定续保,再为其办理延期手续。否则,批准延长的居留许可有效期不得长于其保险有效期。

(三)居留事项变更

27. 学习类居留许可登记事项包括:持证人护照姓名、性别、出生日期、国籍、护照号码,以及居留事由、期限、签发地等。遇有以下情形之一,引起居留许可登记事项发生变更的,持证人应当自该事项发生变更之日起10日内,向当地出入境管理机构申请办理居留许可事项变更手续:

A. 因取得新护照(无论何因),护照号码等事项发生变更的;

B. 因在华身份改变,居留事由发生变化的(如从某学校的学生变为某单位的职工,居留事由相应地从学习变为工作);

C. 因毕业、转学,学校及居留城市发生变化,居留许可签发地随之变化的(如从城市A学校B毕业/转学到城市C学校D)。

注:(1)如新院校与原院校在同一城市,签发地未发生变化,则不需要办理居留许可变更手续,但应尽快到当地出入境管理部门备注接收院校变更手续;(2)我校国际学生从北京前往京外培养单位学习的,是否需要办理居留许可签发地变更手续,由其培养单位根据当地出入境管理部门的要求确定。

28. 国际学生在京办理居留事项变更手续,分2步进行:

第一步 网申:国际学生经留办提交居留许可网上申请,获得加盖留办公章的《外国人签证证件申请表》原件。须提交以下材料(扫描发送至iso@ucas.ac.cn):

A. 《中国科学院大学国际学生修学年限/居留许可延期/变更申请表》(附件2)

B. 本人有效普通护照个人信息页、有效居留许可页、最后入境章页复印件

C.《临时住宿登记表》复印件

第二步 面签:国际学生本人前往北京市出入境管理局申请办理居留事项变更手续,须携带以下材料:

A. 本人有效普通护照原件及首页复印件

B. 一张2寸(护照规格)的正面免冠照片(背景为白色)

C.《临时住宿登记表》原件及复印件

D.加盖留办公章的《外国人签证证件申请表》

29. 国际学生在京外学习的,按照属地化管理原则,向当地出入境管理部门申请办理居留事项变更手续。所需材料及申请步骤向培养单位咨询。

30. 国际学生应在完成居留事项变更手续、取得新的居留许可证件后24小时内,持本人护照到留学生公寓服务台或属地派出所,重新办理住宿登记手续,更新其在华居留许可信息,取得新的《临时住宿登记表》。

(四)签证宣废及改停留签证

31. 新生符合以下情形之一的,学校将按照有关规定宣废其JW201/202表:

(1)被取消录取

(2)被视为自愿放弃入学资格

(3)被取消入学资格

(4)保留入学资格时间超过60天

(5)其他应予宣废的情形

32. 国际学生毕业/结业/肄业/退学,从拟离校(所)之日算起居留许可剩余有效期超过30天的,应在14天内携带本人护照及其他必要材料,由所在学院/研究所派人陪同到当地出入境管理部门将居留许可变更为停留签证,并在停留期满前离境。当事学生若已经离境,应到当地中国使领馆申请其他类型签证,使原学习类居留许可/签证作废。未能配合办理的,由留办/培养单位报请北京/京外出入境管理部门作宣废处理,由此造成的一切影响由学生本人承担。

四、X2字签证延期

33. 国际学生如因继续学习而需延长X2字签证停留期限或申请增加入境次数,应在X2字签证停留期满前至少15日申请办理。

34. 国际学生申请X2字签证延期,需获得导师及培养单位同意。在京区培养单位学习的,向留办提出申请;在京外学习的,向培养单位提出申请。具体程序、办理时间及所需材料,请参照上述居留许可延期。

35. X2字签证延长期限累计不超过原签证停留期限。

36. 国际学生取得X2字签证延期后,须在24小时内持本人护照到留学生公寓服务台或属地派出所,重新办理住宿登记手续,更新其在华居留许可信息,取得新的《临时住宿登记表》。

37. 培养单位在为国际学生办理X2字签证延期手续时,应当认真审查其投保情况,确保延期后不出现空保期。若国际学生申请延长的X2字签证有效期超过了保险有效期,应让国际学生先按照学校有关规定续保,再为其办理延期手续。否则,批准延长的X2字签证有效期不得长于其保险有效期。

五、学生证

(一)学生证的发放

38. 学生证应在国际学生新生报到时发放。新生向学院报到的,学生证由所在学院发放;向研究所报到的,学生证由所在研究所发放。留办按照新生人数派发空白学生证给学院和研究所。

39. 学生证上的个人信息、免冠近照,由学生本人如实填写、粘贴后,统一交给所在学院/研究所,加盖第一学期注册章。学生证上所填个人信息应与学生本人普通护照一致。

40. 学生证由学院发放的,加盖留办公章;由研究所发放的,加盖研究所单位公章。学生证有效期相应地由盖章单位填注。

(二)学生证的生效与注册

41. 学生证在加盖公章、第一学期注册章并填注有效期后生效。

42. 国际学生在学期间,应在每学期开学时到所在学院/研究所办理注册手续,填注注册日期、加盖注册章后方可继续生效。

43. 国际学生未按时注册的,应办理暂缓注册手续。不符合注册条件的,不予注册。

44. 学生证有效期按学制填写。国际学生超过学制年限未毕业的,应当继续按时办理注册手续,其学生证方可继续生效。

(三)学生证的遗失与补办

45. 学生证遗失的,由国际学生本人填写《中国科学院大学补办/换发学生证登记表》(以下简称《补办换发表》,附件3),到留办或所在研究所办理挂失和补发事宜。

46. 挂失时间为期30日。挂失期间,《补办换发表》原件可作为临时学生证明使用。挂失期满后,由学生本人向留办/研究所提交《补办换发表》原件,领取新证。

47. 若在补办学生证后,找回原学生证,国际学生应将原学生证交给留办/研究所注销。

48. 由于学生证的遗失引起的后果,由遗失者本人承担。

(四)学生证的损坏与换发

49. 学生证遗失的,由国际学生本人填写《补办换发表》,到留办或所在研究所换发新证。损坏的学生证交给换发单位销毁。

50. 国际学生变更培养单位的,在转入单位换发学生证。

51. 国际学生硕转博的,按博士生身份注册时换发学生证。

(五)学生证的注销和销毁

52. 国际学生毕业或因转学、退学等原因离校/离所前,应将学生证交给所在研究所或留办注销。

53. 国际学生换发学生证的,其原学生证应交给换发单位销毁。

(五)其他事项

54. 国际学生在校期间一般只限发放或换发一次学生证。学生因个人原因补发或换发学生证的,应向补发/换发单位交纳工本费。

55. 国际学生不得将学生证送人或转借他人使用,或一人使用两个学生证。违者根据学校有关规定做相应处理。学生证如在校外所外场所抵押,责任自负。

56. 学生证只能学生本人使用,其他不可冒用。冒用他人学生证的,后果自负。若发现冒用他人学生证的,应立即报告学生证上的盖章单位。捡拾到他人学生证,应立即送交学生证上盖章单位。

六、在学/预毕业证明

57. 国际学生在学期间需办理《在读证明》的,经培养单位同意,可向留办申请开具《在读证明》。所需材料如下(请将扫描件发送至iso@ucas.ac.cn):

A. 《中国科学院大学国际学生在学证明办理申请表》(附件4)

B. 申请人按照模板要求如实填写的《在读证明》模板(附件5)(申请《在读证明》必备)

C. 相关证明材料(如会议通知/邀请函等)

D. 当前有效居留许可证件(因出境需要申请在读证明者必备)

58. 国际学生满足毕业条件的,经培养单位同意,可向留办申请开具《预毕业证明》。所需材料如下(请将扫描件发送至iso@ucas.ac.cn):

A. 《中国科学院大学国际学生在学证明办理申请表》(附件4)

B. 申请人按照模板要求如实填写的《预毕业证明》模板(附件6)(申请《预毕业证明》必备)

C. 相关证明材料(如会议通知/邀请函等)

D. 培养单位出具的预毕业公函(申请预毕业证明必备)

E. 当前有效居留许可证件(因出境需要申请在读证明者必备)

七、毕业/结业/肄业证明书

59. 毕业/结业/肄业证书遗失或者损坏,由国际学生本人向培养单位提出,经核实后可以向国科大申请开具相应的证明书。证明书与原证书具有同等效力。所需材料如下(请将扫描件发送至iso@ucas.ac.cn):

A. 《中国科学院大学国际学生毕业/结业/肄业证明书申请表》(附件7)

B. 申请人当前有效身份证件复印件(如非中英文,请提供中英文翻译件)

C. 一张2寸蓝底与原毕业照同底片的照片(申请毕业证明书/学位证明书必备)

八、学位/学历认证

60. 国际学生需要学历/学位认证的,经培养单位同意后,可向国科大学位办公室申请开具认证书。流程如下:

1. 将学位证书、毕业证书中英文版本扫描件(共4个)发至国科大学位办邮箱xueweiban@ucas.ac.cn,并抄送tianjie@ucas.ac.cn;

2. 同时提供国外认证机构的官方邮箱地址以及需抄送的相关人员的邮箱地址。


附件:

4-4-1中国科学院大学国际学生新生居留许可申请表.docx

4-4-2中国科学院大学国际学生修学年限居留许可延期变更申请表.docx

4-4-3中国科学院大学补办换发学生证登记表.doc

4-4-4中国科学院大学国际学生在学证明申请表.doc

4-4-5在学证明模板.doc

4-4-6预毕业证明模板.doc

4-4-7中国科学院大学国际学生毕业结业肄业学位证明书申请表.doc